在宅勤務やリモートワークが普及し、Web会議ツールの使用が不可欠になりましたが、そのことでセキュリティの不安を感じる場面も増しています。
では、新たにWeb会議ツールを選ぶ場合にどんな点を比較して選ぶと良いのでしょうか。
会議データがどこに保存されるか
多くのWeb会議ツールでは、会議の音声や映像、画面で共有した資料やチャット内容などが保存され、後で見返すことができる機能が付いています。
このことは大事な点を聞き逃した場合にもう一度聞き直したり、会議の内容を検証する面で役立つため、なくてはならない機能と言えるでしょう。
ですが、会議データを見返すことができる機能があるということは、どこかに保存されていることになるため、その保存場所が大切になります。
まずは、Web会議ツールがオンプレミス型かクラウド型かで判断します。
オンプレミス型であれば、自社のサーバーなどに管理できるので比較的安心です。
また、自社の外部にサーバーが置かれる形になるクラウド型のものであれば、どの国のデータセンターに格納されるかを確認すると良いでしょう。
国によっては、政府が介入してデータを使用される可能性もあるからです。
さらに、クラウド型の場合は、会議のデータを完全に削除できる機能があるかどうかの確認もしておくとセキュリティが担保できます。
暗号化の仕組みも大切
Web会議ツールを選ぶ際に大切になる別の要素は、暗号化の仕組みです。
Web会議では、遠隔にいる相手とリアルタイムに顔を見ながら話をすることができますが、悪意のある人や組織によって通信が傍受されると、企業にとって重要な情報を盗み見られ、利益損失が起きる可能性があります。
そのような事態を防ぐために必要となるのが、通信を暗号化して会議の内容を参加者以外に知られないようにすることです。
通信の暗号化は多くのWeb会議ツールで導入されていますが、暗号化には大きく分けて2つのタイプがあります。
まず一つが、Web会議サービスを提供する側が暗号化キーを持っているもので、もう一つは、サービス提供側が暗号化キーを持たないエンドツーエンドの方式です。
どちらを選ぶかは、サービス提供側の信頼性によるでしょう。
また、暗号アルゴリズムが高いセキュリティを確保できるものや、推奨されるものであることも重要です。
それで、これらの点を考慮して、自社のポリシーにかなったものを選ぶと良いでしょう。
会議への参加者を選別できる仕組みも重要
通常の会議の場面を考えると容易に理解できることですが、会議への参加者は限定され、その他の人が勝手に入ることはできないはずです。
それが、Web会議であっても、その点が実現できるものを選ぶことが大切です。
想定していない人が会議に参加することで、会議を妨害したり、情報を盗み取ることを避ける仕組みが重要になります。
Web会議ツールの選択で考慮したい点の一つが、会議を案内するメールなどを安全に送る仕組みがあるかどうかです。
また、会議への参加者を確認したり認証する仕組みがあることも大切です。
例えば、会議に際してパスワードを設定し、パスワードを知らない人が参加できないようにする仕組みが備わっているなら、セキュリティを確保できます。
さらに、悪意のある人がダイレクトに会議に参加できないよう、待機室などを用意し、許可した人だけが会議に入れるようにしたり、会議を妨害する参加者を強制的に排除できる仕組みがあると良いでしょう。
どんな仕組みを設けているかは、Web会議ツールのサービス提供者のホームページなどで確認することができるはずです。
まとめ
Web会議ツールを選定する場合には会議データの保存場所を考慮することが大切です。
また、暗号化の仕組みで、信頼できる方式を使っているかどうかも重視します。
さらに、会議への参加者を選別したり、強制退去できる仕組みがあるかどうかも考慮できます。
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