Web会議のやり方のおすすめは？必要機材やコツを知ろう

インターネットを通じて行うWeb会議は、離れた場所にいる相手とやり取りを行うことが出来るのでとても便利です。
しかし、Web会議を初めて開催する場合は、どんな風に進めて行けば良いのかよく分からないということも多いと思われます。

用途に合わせて選ぶWeb会議システム

Web会議は基本的に、パソコンやスマートフォン等のデバイスとインターネット環境があればどこでも行うことが出来ます。
専用のWeb会議システムを使って行うことがほとんどですが、様々なWeb会議システムがあるので目的や用途に合わせて最適なものを選ぶ必要があります。
Web会議システムはそれぞれ特徴が異なっており、同時に接続できる人数も違います。
分かりやすいシンプルなものから多機能なものまで色々あります。
高度なセキュリティ機能を有していたり、録音・録画・ホワイトボードの機能が充実している等様々です。
Web会議システムの中には、バーチャルの背景を設定できるものもあります。
自宅で参加する場合には、部屋の中が丸見えになってしまうという問題点がありました。
背景を自由に設定できれば、プライバシーを守ることが出来ます。
また、参加する人数によっても最適なWeb会議システムは違います。
研修など大人数が参加する場合には、接続出来る人数が多いものでないと対応出来ません。

事前に準備しておきたいもの

Web会議のやり方で大切なのは、事前の準備になります。
Web会議には、まずパソコンやスマートフォン等のデバイスが必要です。
カメラやマイクが付属しているものが理想的ですが、付属していない場合には別途用意するようにしましょう。
それからヘッドホンやスピーカーといったヘッドセットもあると、音声が聞き取りやすくなるので重宝します。
また、インターネット環境を整えておくことも重要です。
安定して接続できるインターネット環境がないと、音声が途切れてしまうトラブルが発生しやすくなります。
映像や音声が途切れると会議に時間がかかってしまい、イライラすることも多いです。
重要な連絡を聞き逃すといったミスも起こりがちです。
取引先などとWeb会議をする場合には、相手のデバイスにも同じシステムを利用できるようにしておかなければなりません。
システムには有料と無料のものがあります。
あまり料金が高いと相手にとって負担になってしまうこともあるので、費用面も考えてシステムを選ぶことが大事です。

動作の確認をしておく

Web会議のやり方として、事前にシミュレーションしてみるのがおすすめです。
音声がきちんと聞き取れているか、カメラに見せたくないものが映りこんでいないかといったことをチェックする必要があります。
音声が聞き取りづらい時には、ヘッドセットを準備する対策が効果的です。
また、資料をスムーズに開けるかといった動作についても確認しておくようにしましょう。
Web会議だとデータ等の資料をその場で共有できるメリットがあります。
しかし、その資料がどこにあるか分からなかったり、探すのに手間取ってしまうと会議がスムーズに進められません。
あらかじめ使う資料を1つにまとめておくやり方だと、本番ではスムーズに取り出すことが出来ます。それから周りの音などが入ってしまわないかということも確認しておくことがポイントです。
自宅などでは隣室の部屋の音が聞こえてしまうこともあります。
会議の邪魔になるだけではなく、プライベートなことも伝わってしまうことがあるので注意が必要です。

サポートがしっかりしているメーカーを選べば安心

前章でも述べていますが初めてWeb会議システムを導入する方やシステムの乗り換え後初の会議をする場合や周辺機器の新調後には、必ず接続テストをしましょう。
この接続テストにて不具合や音声遅延などがあれば必ず解消させて本番の会議に臨みます。
もしテストの不具合の解消が自身で難しい場合は、説明書と睨めっこするよりWeb会議システム販売元のサポート対応を利用し解決させるのが先決です。
数々の不具合事象を聞いている専門スタッフなのですぐ様解決へ導いてくれますし、また同じようなことがあった際の対応が早いです。
国内メーカーで日本人スタッフによる電話とメールで問い合わせができるエイネット株式会社のWeb会議システムFreshVoiceは、おすすめです。